Archives – Accès et règlement

Admissions

Sont admis aux archives des chercheurs qualifiés provenant d’instituts d’études supérieurs ou des représentants de grande renommée du monde de la culture.

Pour les étudiants de Master et pour les doctorants, une lettre d’accompagnement motivée doit être adressée au Président de la Fondation Primoli par le professeur qui dirige la recherche.

Pour accéder aux archives, il est nécessaire de demander une autorisation en remplissant toutes les parties du formulaire dédié et en spécifiant de manière claire et détaillée l’objet de la recherche et sa finalité.

Les sacs, sacoches, serviettes, housses d’ordinateur, appareils photo et téléphones portables doivent être remis au personnel. L’utilisation des stylos à bille, stylos plume et feutres est interdite. Il est également interdit d’introduire dans les salles de la nourriture et des boissons.

Consultation

Le chercheur pourra demander, à travers le formulaire de retrait dédié, un maximum de 5 documents d’archives par jour, en n’en consultant pas plus d’un à la fois ; il pourra également demander à laisser les documents consultés en dépôt, et ce pour une durée maximum de 10 jours. Les documents doivent être traités avec le plus grand soin ; il est donc interdit d’y annoter quoi que ce soit, même au crayon, ou d’y poser des feuilles ou des fiches de travail. Si l’on est amené à consulter des boîtes, des dossiers ou des fascicules contenant des feuilles volantes, il est impératif de les remettre dans l’ordre initial. En aucun cas les documents ne peuvent être sortis de la salle.

Le personnel est à disposition des chercheurs pour tout éclaircissement ou renseignement.

Le chercheur s’engage à transmettre à la Fondation une copie du résultat écrit des recherches qui auront fait intervenir ne serait-ce qu’un document des archives.

Reproduction

Toute forme de reproduction des documents doit être préalablement autorisée (formulaire)

L’usage des reproductions doit rester strictement personnel ; elles ne doivent en aucun cas être cédées à un tiers. Le demandeur s’engage à « ne pas divulguer, diffuser ni revendre au public des copies obtenues » (conformément aux dispositions pour la documentation des Archives d’État d.m. 8 avril 1994, point 3) et  à ne pas utiliser les reproductions à des fins autres que celles indiquées. La violation d’un de ces engagements entraîne l’exclusion de l’accès à la consultation de la documentation des archives de la Fondation Primoli.

Les photocopies sont strictement interdites.

La reproduction est exclusivement effectuée par le personnel de la Fondation Primoli. Les chercheurs ne sont pas autorisés à photographier les documents.

 

L’autorisation de scanner n’autorise pas à les publier (voir le paragraphe suivant : Publication).

Publication

Dans le cas de la publication et/ou de l’exposition d’un document, le demandeur devra en avoir obtenu l’autorisation au préalable. La requête se fait via le formulaire dédié où doivent être spécifiés la nature, le but et le responsable de la publication.

Le chercheur devra mentionner sur sa publication que la Fondation Primoli demeure le propriétaire du document édité et devra faire figurer la cote complète. En cas de doute, vous pouvez vous adresser au personnel des archives. Les chercheurs s’engagent à faire parvenir à la Fondation Primoli une copie de leurs publications (articles, catalogues d’exposition, volumes, etc.) dans lesquelles ils ont utilisé ou du moins cité un ou des documents provenant des archives.

Comportement et sanctions

Le non-respect des dispositions du Règlement entraîne la révocation de l’autorisation à accéder aux archives.